SURAT

  PENGERTIAN SURAT

 Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikanberita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi denganmengikuti aturan dan bentuk tertentu.Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi

kriteria

di bawah ini,yaitu:

Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika

Menarik, padat, dan jelas.

Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki

fungsi

, yaitu:

Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi suratmenggambarkan citra penulis.

Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.

Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.

Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

FORMAT SURAT

Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :1. Bentuk lurus penuh

(full block style)

 2. Bentuk lurus

(black style)

 3. Bentuk setengah lurus

(semi block style)

 4. Bentuk lekuk 

(indented style)

5. Bentuk paragraf menggantung

(hanging paragraph)

JENIS-JENIS SURAT

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkansebagai berikut :A. SURAT PRIBADIYaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentinganpribadi

Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.

(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat

(2) Tidak menggunakan nomor surat

(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.Yang termasuk surat pribadi adalah :

a. Surat keluarga

b. Surat lamaran pekerjaan.

Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikantahap-tahapnya yaitu :1. Sumber informasi2. Pedoman penulisan3. Lampiran yang diminta4. Proses pengajuan surat lamaran.Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintahmenghendaki perlunya dibubuhi materai.Isi surat lamaran terdiri dari :a. Tempat dan tanggal suratb. Alamat suratc. Perihald. Salam pembukae. Kalimat pembukaf. Data pribadig. Data lampiranh. Kalimat penutupi. Kata penutup j. Tanda tangan dan nama jelask. Materai jika dimintaBiasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan :1. Daftar Riwayat Hidup2. Foto Copy Ijasah3. Foto Copy KTP dan4. Pas foto

c. Surat perijinan

 

B. SURAT RESMI

Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang ataulembaga/instansi lainnya.Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.2. Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.3. Surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yangbersifat nirlaba ( nonprofit).Bagian-bagian surat resmi:1. Kepala/kop surat, terdiri dari- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil- Logo instansi/lembaga2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat4. Hal, berupa garis besar isi surat5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)8. Isi surat(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslahmenyesuaikan).9. Penutup surat10. Penutup surat, berisi- salam penutup- jabatan- tanda tangan- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatukegiatan.

 

C. MEMO

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :a. Surat pemberitahuanb. Surat keputusan.c. Surat perintah.d. Surat permintaane. Surat panggilanf. Surat peringatang. Suirat perjanjianh. Surat laporani. Surat pengantar j. Surat penawarank. Surat pemesananl. Surat undangan danm. Surat lamaran pekerjaan.3. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangantertentu yang terkait saja.c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, suratedaran, dan surat pengumuman.5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat,dan surat kilat khusus.6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram,teleks atau faksimile, serta memo dan nota.7. Berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.

CONTOH SURAT

1.      Surat Niaga

PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan

Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan

Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13

Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.

Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelian

2.      Surat Pribadi

Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo

Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu

Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.

Wassalamualaikum Wr.Wb.


Sahabatmu,

3.      Surat Dinas